Tips & Tricks

Hier lernst du, wie du mit docomondo noch effizienter arbeiten kannst.

- Tipp 1: «Einfach strukturieren – nie wieder vergessen»

- Tipp 2: «Finden statt Suchen» – mit gespeicherten Filtern

- Tipp 3: Strukturiere nach Belieben mit «Tags»

- Tipp 4: «Bye bye, Ordner-Strukturen – Hallo, Volltextsuche»

- Tipp 5: «Staple deine Originale – finde sie im Nu wieder»

Tipp 1: «Einfach strukturieren – nie wieder vergessen»
Nach dem Importieren kannst du dein Dokument mit Zusatzinformationen ergänzen. Dies ist nicht zwingend, denn auch ohne diese findet docomondo dein Dokument dank Volltextsuche wieder. Lerne jetzt, wie dir zusätzliche Datenpunkte beim Strukturieren helfen können.
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Aktiviere z.B. bei steuerrelevanten Dokumenten den entsprechenden Datenpunkt. Damit findest du anfangs Jahr per Klick all diejenigen Dokumente, die du für deine Steuererklärung benötigst (siehe auch Tipp 2 «Finden statt Suchen»).
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Oder lass docomondo dich an wichtige Fristen erinnern, indem du beim Datenpunkt «Erinnerung» einen Termin festlegst. Kein Grund mehr, Rechnungen auf dem Küchentisch zu stapeln und regelmässig auf Fälligkeit zu überprüfen. docomondo erinnert dich zeitig wieder daran.

Tipp 2: «Finden statt Suchen» – mit gespeicherten Filtern
Es ist März und wir freuen uns wie jedes Jahr auf das Ausfüllen unserer Steuererklärung! Gute Nachricht: mit docomondo geht’s immerhin ganz einfach (sofern Tipp 1 «Einfach strukturieren» eingehalten wurde)!
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Erstelle individuelle Filter mit Suchbegriffen, Tags und/oder Datenpunkten und speichere diese auf deinem Homescreen. Beim Klick darauf, werden alle Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, angezeigt. Beispiel: Gehe zur Suche, wähle «Filter» & aktiviere das Feld «Steuerrelevant». Setze den Datumsfilter «Dieses Jahr» und speichere diesen Suchfilter als «Steuern 2020» ab. Alle Dokumente, die steuerrelevant sind & dem Zeitkriterium 2020 entsprechen, werden nun für dich zusammengefasst (auch neue die später dazukommen). Fazit: Mit nur wenigen Klicks hast du alle Belege für deine Steuererklärung zur Hand.
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Du kannst beliebig viele Filter speichern. Einen für «Versicherungen», einen für dein «Auto», usw.

Tipp 3: Strukturiere nach Belieben mit «Tags»Du kannst im Ablageprozess deinem Dokument einen individuellen «Tag» (Etikett/Markierung) zuweisen. Dies erlaubt dir, eine individuelle Dokumentenstruktur zu schaffen. Sobald du dem Dokument einen «Tag» zugewiesen hast, erscheint dieser auf deinem Homescreen. Beim Klick auf den «Tag» findest du alle Dokumente, die mit diesem «Tag» versehen wurden.

Kein passender «Tag» dabei? Kein Problem! Erstelle dir eigene «Tags», die deinen Bedürfnissen entsprechen.

Tipp 4: «Bye bye, Ordner-Strukturen – Hallo, Volltextsuche»
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Für einige mag es ungewohnt sein, keine klassischen Ordnerstrukturen mehr für ihre Dokumentenablage anzuwenden.
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In der digitalen docomondo Welt wird dein Dokument mithilfe einer modernen OCR- Software lesbar gemacht. Du willst es schnell wiederfinden? Kein Problem, dank unserer Volltextsuche.
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Tippe z.B. «Lohn» ins Suchfeld und jedes Dokument, welches das Wort «Lohn» enthält, erscheint in Sekundenschnelle auf deinem Screen.
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Wozu brauchen wir also noch Ordner-Strukturen? Dank unserer Volltextsuche gehört mühsames und zeitintensives Ablegen & Durchforsten deiner Ordner der Vergangenheit an (siehe auch Tipp 5 «Staple deine Originale– finde sie im Nu wieder»).

Tipp 5: «Staple deine Originale – finde sie im Nu wieder»
Auch du wirst das eine oder andere Dokument als Original behalten wollen – nur die Wenigsten schmeissen ihren Mietvertrag einfach so weg. Dank unserem Ease-Away-Filing-System gehört zeitaufwändiges Sortieren und Einordnen der Vergangenheit an!
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Jedes eingelesene Dokument erhält eine Laufnummer. Schreibe diese Nummer oben rechts auf das Dokument. Dann staple dieses in einem guten alten Papierordner oder gleich in einer Schuhschachtel, immer in der Reihenfolge der Laufnummern.
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Möchtest du nun deinen Mietvertrag im Original wiederfinden, dann findest du mit der Volltextsuche das digitale Dokument in docomondo. Merke dir die Laufnummer und finde anhand dieser das gewünschte Dokument im Papierstapel in Sekundenschnelle wieder!
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Adieu «ablegen, ordnen und suchen» - hallo «Freizeit»!